La procédure de licenciement impose, quelle qu’en soit la cause, de convoquer le salarié concerné à un entretien préalable. Pour de nombreux employeurs, l’étape de la convocation à cet entretien est source de crispations : remise en main propre tendue, risques de contestation ultérieure, refus de signer la décharge… Autant de situations qui peuvent faire redouter une irrégularité de la procédure.

Les faits : un refus de signer qui tourne au contentieux

Dans un arrêt du 21 janvier 2026 (n° 24‑16.240), la Cour de cassation apporte une précision opérationnelle importante lorsque l’employeur choisit la remise en main propre et que le salarié refuse de signer la décharge.

Dans cette affaire, un salarié est convoqué à un entretien préalable par une lettre remise en main propre. Il refuse toutefois de signer la décharge. L’employeur mentionne alors, en marge du document, la mention « Refus de signer ».

Le salarié se présente à l’entretien et est licencié quelques jours plus tard.

S’il ne conteste ni avoir reçu la convocation, ni s’être présenté à l’entretien, il soutient cependant que l’absence de sa signature sur la lettre de convocation entacherait la procédure de licenciement d’irrégularité.

La position de la Cour de cassation : le fond prime sur la forme

La Cour de cassation censure ce raisonnement et indique que :

« Le mode de convocation à l’entretien préalable au licenciement, par l’envoi d’une lettre recommandée ou par lettre remise en main propre contre décharge, visé par l’article L. 1232-2, alinéa 2, du code du travail, n’est qu’un moyen légal de prévenir toute contestation sur la date de la convocation.

La cour d’appel a constaté que le salarié, qui ne contestait pas s’être présenté à l’entretien préalable fixé au 18 février 2016, avait reçu sa convocation à cet entretien en main propre le 11 février 2016.

Elle en a exactement déduit, peu important l’absence de signature de l’intéressé sur la décharge que l’employeur lui avait présentée, que la procédure de licenciement était régulière ».

La Haute juridiction adopte ainsi une approche pragmatique : ce qui importe, ce n’est pas le respect d’un formalisme excessif, mais la garantie effective des droits de la défense.

Ce que cela change concrètement pour les employeurs

La convocation à entretien préalable n’a qu’un seul objectif : permettre au salarié d’être informé de la tenue de l’entretien, de son objet et de la possibilité de s’y faire assister, afin de préparer utilement ses explications.

Le simple refus de signer une décharge ne peut donc, à lui seul, remettre en cause la régularité de la procédure.

Cette décision simplifie concrètement la vie des employeurs : l’essentiel est de pouvoir démontrer que le salarié a été informé en temps utile, non de collectionner les signatures.

Pour autant, il reste recommandé de sécuriser au maximum la phase de convocation et si possible d’envoyer cette convocation en courrier recommandé avec accusé réception ou de le remettre en main propre contre décharge.

Mais en cas de comportement oppositionnel du salarié (ce qui est malheureusement régulier), l’employeur peut notamment :

• procéder à la remise en présence d’un témoin, qui signera la décharge en attestant du refus du salarié ;
• adresser la convocation également par courrier électronique, avec accusé de réception ou confirmation de lecture ;
• utiliser tout autre moyen électronique fiable permettant d’apporter la preuve de la réception (ou, à tout le moins, de la mise à disposition) de l’information par le salarié.